管家婆千方百剂系列年结存操作文档！

一：年结存

1）年结存的目的：

千方百剂使用一段时间之后，用户日常经营数据量会变大，有些可能每天都有成千上万的业务单据量，但过往的日常经营数据，平时的访问频率较低，而数据一旦积累到一定量之后就会造成性能下降。为保障高效率的日常运营，千方百剂提供了年结存的功能。

2）年结存概念：

年结存是将以往（一般以1年为时间单位）的业务信息数据全部清除（相当于回到一个期初的新建帐套，但商品基本信息、价格、GSP信息等数据保留）。因此做年结存操作之前一定要注意备份，这些备份数据以后可以通过镜像数据库方式（相当于历史帐套）做历史查询

二：操作步骤

1.如有门店，必须保证所有门店都已经将所有业务数据上传总部过账；

2.备份帐套数据；（注意：本步骤一定要“年结存”之前前操作）

3.新建帐套，恢复备份。确定数据正确后再进行以下操作；

4.确定业务均已完成后，点击年结存；

5.根据需要调整期初后开帐；

6.门店新建帐套接受总部数据

1）备份帐套数据：

1.创建帐套

操作步骤：登录千方-【创建帐套】

2.选择帐套：

操作步骤：选择刚才创建的新帐套-【选择帐套】

3.新建帐套恢复备份

操作步骤：【系统维护】/【数据管理】/【数据恢复】

4.恢复备份

操作步骤：选择2015年的备份/点击“确定”

2）开始年结存

1.【系统维护】/【年结存】

2.根据需求勾选对应项目，【开始结存】

3）年结存配置说明

4）根据需要调整期初后开帐

操作步骤：【系统维护】/【超级用户】/【启用帐套】

5）门店新建帐套接收总部数据

最后一步：门店新建帐套，接收总部数据

PS:特殊说明

1）2008v5.0之前版本需要升级到最新版本，且不做年结存的升级升级工具请联系客服索要！

1)2008v5.0之前版本保留经营历程的升级步骤

1.如果是千方2008v5.0之前版本，先将门店数据上传，将数据升级到2008v5.0；

2.用千方II代8.16建立一个新账套（这里假定新升级到的版本为千方II代8.16）

3.打开升级工具，登录新建的账套。

4.用于升级的源账套选2008V5.0的账套，不勾选就只升基本信息。

5.点击升级，完成后即可升级到II8.16版本，如果升级报错，请联系数据组进行升级；

6.如果使用最新版本，登陆该帐套进行升级即可

2）千方 I 代保留经营历程升级到千方 II 代的申明
1. 主要升级的数据是经营历程、期初、期末库存、应收应付，大多数重要的GSP报表数据；

2. 明确未升级的是小部分不常用的GSP报表数据、草稿数据、收付款单据明细数据、会计凭证明细、月结存信息表、发票数据、台账、调拨统计报表、处方单、装斗记录等(这类报表都是因为一代与二代数据结构差异较大无法处理。)没有例举出来的可能也没有升级；

年结存常见问题

1. 年结存后，重新启用账套会提示“负库存”
RE：SQL查询分析器中对应帐套数据库执行查询负库存脚本，查询有问题商品，然后在帐套中期初去修改
2. 年结存后重新启用帐套提示：“期初存在部分信息被删除或者分类”
RE：执行脚本开账提示信息被删除或者分类
3、年结存后想删除往来单位单位，需要检测哪些内容？RE：销售门店对应往来单位、期初库存对应供应商、往来单位价格跟踪表、期初库存代销对应的往来单位、期初和当前无应收应付、父类信息4、其他RE：年结存过程当中出现问题，先备份数据，然后联系代理商或者客服进行处理